Guía "Correspondencia"

1.03 Correspondencia Oficial

1. SUBSECCIÓN 1.03: CORRESPONDENCIA

1.1 Área de Identificación

1.1.1 Código: ES29069/AMMb/1.03

1.1.2 Título: Fondo Municipal. Sección Gobierno: Alcalde.

1.1.3 Fechas extremas: 1813/1972

1.1.4 Nivel de descripción: Subsección.

1.1.5 Volumen: 5194 Unidades de descripción; 148 Unidades de instalación

1.2 Área de Contexto

1.2.1 Productor: Ayuntamiento de Marbella: Alcaldía.

1.2.2 Historia institucional: La evolución de la administración local, en permanente contacto con una administración provincial y estatal cada vez mas compleja y especializada desde la edad moderna, amén de las interrelaciones con los ciudadanos y entes locales, genera una intensa comunicación que, en palabras de Mariano García Ruipérez es “sin duda, la mas voluminosa de cuántas genera el presidente de la corporación municipal”. 1 La serie de Correspondencia Oficial tiene una incuestionable riqueza documental que recorre de forma transversal la vida política, social y económica del municipio. Desde peticiones de ciudadanos a misivas a las mas altas instancias del Estado; desde publicidad a legislación, el mas variopinto flujo de datos constituye el caudal que hace de esta subsección un componente especialmente interesante para los investigadores y los usuarios en general del Archivo. No obstante, como reconoce el propio García Ruipérez en la obra mencionada, los estudios diplomáticos y archivísticos sobre esta serie son muy escasos por no decir inexistentes.

1.2.3 Historia archivística: La historia archivística de esta serie viene marcada, como buena parte del fondo municipal, por la masiva destrucción de documentación ocurrida durante la Guerra de Independencia a manos de las tropas francesas. A pesar de ello, disponemos de correspondencia desde 1813, aunque muy fragmentaria. La serie adquiere continuidad a partir de 1835, siendo probable que las turbulencias políticas del Trienio Liberal (1820-1823) primero, y de la llamada década ominosa, la segunda parte del reinado de Fernando VII (1823-1833), después, provocaran la desaparición selectiva de esta documentación. Respecto a la ubicación física de la misma, hasta llegar a la situación actual, carecemos de noticias sobre su situación y conservación hasta mediados del siglo XX. A partir de ese momento, los documentos generados por la institución matriz, como es el caso de la serie que nos ocupa, siguen un periplo que les lleva en primer lugar a las dependencias municipales del Edificio San José, en la calle Vázquez Clavel; de allí pasarán al sótano del Palacio Municipal (Plaza de los Naranjos) a principios de los años 80 del siglo XX, hasta que en 1998 se depositan en las dependencias del nuevo Archivo Municipal en calle Portada. Por último, en 2006 pasan al Centro Cultural Cortijo Miraflores, nueva sede al Archivo Histórico Municipal de Marbella.

1.2.4 Forma de ingreso: Remisión periódica de documentación desde el Archivo Intermedio (AMMb) de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Reglamento del Archivo Municipal de Marbella (RAMMb).

1.3 Área de contenido

1.3.1. Alcance y Contenido: La subsección contiene los elementos característicos que integran la correspondencia de un organismo público: cartas, escritos, saludas, telegramas, etc., así como una variopinta documentación anexa que acompaña a las mismas. Igualmente se encuentran numerosos cuadernos borradores, donde se transcriben los documentos enviados, así como libros registro de correspondencia de entrada y salida.

Dada las características de este tipo de documentación y del ya mencionado interés para los investigadores, desde el Archivo Municipal se está procediendo al vaciado de datos en momentos históricos de especial relevancia. En este sentido se está realizando el volcado de información de la correspondencia correspondiente al período de la Guerra Civil, lo que permitirá a través de las bases de datos, la búsqueda de personas, lugares, instituciones o hechos relevantes, en una data cronológica que, a día de hoy, abarca desde julio de 1936 a marzo de 1938.

Asimismo, debemos señalar especialmente el anónimo trabajo llevado a cabo por un funcionario municipal entre 1944 y 1956. Este trabajador del consistorio, llevó a cabo una completa ordenación de la correspondencia municipal agrupándola en carpetillas que en unos casos respondían a las instituciones de origen o destino de la correspondencia y en otros a series facticias organizadas según la temática de la correspondencia. Ello nos permite una operatividad en las búsquedas muy útil para los investigadores y usuarios en general que trabajen este período. La clasificación seguiría los siguientes parámetros:

 Instituciones  Series facticias
 Administración de Propiedades  Alcaldía
 Administración de Rentas  Asuntos militares
 Caja de recluta de Ronda  Beneficencia
 Comisaría de abastecimientos y transportes  Catastro
 Comisaría de recursos  Certificados de conducta
 Contribución Territorial  Enseñanza
 Delegación provincial de Ciegos  Estadística
 Delegación provincial de Hacienda  Festejos
 Delegación provincial de Industria  Guardas Jurados
 Delegación provincial de Trabajo  Intervención de fondos
 Deuda y clases pasivas  Loterías
 Diputación Provincial  Mutilados de guerra
 Dirección Gral. de Correos y Telecomunicaciones  Obras públicas
 Distrito de Montes  Padrón Municipal
 Distrito forestal  Paro Obrero
 Distrito Minero  Pensiones militares
 Fiscalía de Tasas  Personal
 Gobierno Civil  Policía
 Gobierno Militar  Pósito
 Jefatura provincial Agronómica  Prisiones
 Jefatura provincial de Obras Publicas  Quintas
 Jefatura provincial de Sanidad  Sanidad
 Jefatura provincial Servicio Nacional del Trigo  Secretaría
 Juzgado Comarcal   Turismo

Por último, señalar que, debido a las numerosas referencias documentales que incluye el inventario de esta serie, mas de cinco mil, hemos dividido dicho inventario en varias partes, en función del número de piezas en ese momento cronológico, buscando una mayor operatividad en las búsquedas. El inventario quedaría así dividido en los periodos, 1813-1899; 1900-1930; 1931-1935; 1936; 1937; 1938; 1939; 1940-1949; 1950-1959; 1960-1969 y 1970-1972.

1.3.2 Conservación: Permanente.

1.3.3 Valoración, selección y eliminación: Valoración y expurgo de la documentación municipal de acuerdo con lo establecido en la ley 7/2011 de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental y la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales, publicada en el BOJA nº 88 de 1 de agosto de 2000.

1.3.4 Organización:

Serie Descripción Fechas
 1.03.00  Correspondencia oficial (1813/1972) 
 1.03.01  Libros Registro de correspondencia oficial (1968/1968)

1.4 Área de condiciones de acceso y utilización:

1.4.1 Situación jurídica: Fondo público.

1.4.2 Condiciones de acceso: Libre, con las restricciones establecidas en relación a la documentación histórica por la legislación nacional y autonómica en materia patrimonial. Respecto a la documentación administrativa, ésta se regirá por lo articulado en la Ley 30/92 y demás leyes específicas y en ambos casos por el RAMMb.

1.4.3 Derechos de autor y normas de reproducción: Reproducción en papel de acuerdo al RAMMb y a las ordenanzas municipales de tasas y precios públicos.

1.4.4 Lengua de los documentos: Castellano.

1.4.5 Características físicas: Buen estado de conservación en la mayoría de la documentación, con excepción de la documentación entre 1813 y 1910, afectada, gravemente en algunos casos, por la humedad. Por este motivo, dichas piezas sólo podrán ser consultadas previa autorización expresa del personal del archivo municipal, siendo su visionado realizado de forma preferente mediante las copias digitales de dichos documentos.

1.4.6. Instrumentos de descripción: Cuadro de clasificación del fondo municipal, índice topográfico e inventarios elaborados por el personal del AMMb bajo la dirección del archivero municipal.

1.5 Área de documentación asociada

1.5.1. Unidades de descripción relacionadas en el archivo: Las relacionadas en el sección 1. Gobierno: Alcalde.

1.5.2 Bibliografía:
— GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: Tipología documental municipal, Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, Toledo, 2002.
— LÓPEZ SERRANO, Francisco de Asís: “Fuentes documentales para el estudio de la Historia Moderna y Contemporánea de Marbella”, VV.AA: I Jornadas Patrimonio Histórico Local Marbella, Cilniana, Marbella, 1999, págs. 69 a 126.

1.6 Área de control de la descripción

1.6.1 Nota del Archivero: Descripción realizada por el personal del Archivo Municipal de Marbella bajo la dirección del archivero municipal Francisco de Asís López Serrano.

1.6.2 Reglas o normas: Inventario desarrollado de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G) adaptada a las características del Archivo Municipal de Marbella.

1.6.3 Fecha de la Descripción: Diciembre de 2014.

2. SERIE 1.03.00: CORRESPONDENCIA OFICIAL

3. SERIE 1.03.01 LIBROS REGISTRO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL


1 GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: Tipología documental municipal, Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, Toledo, 2002, pág. 66.

Cuadros de Clasificación